Cada vez que aparece una disrupción tecnológica, toca el momento de pararse a analizar, ver sus pros y sus contras, averiguar cómo funciona, e identificar casos de uso que la conviertan en una tecnología útil, una tecnología que ayude a continuar la transformación digital que ya tenemos en marcha, o quizás a ser la palanca para despegar nuestra empresa con dicha transformación.

Aparecen los gurús, los webinars gratuitos, los whitepapers, todo el mundo se vuelve loco hablando de él, y por supuesto las grandes empresas muestran ejemplos de cómo han podido adoptarla y de los grandes beneficios que están obteniendo tras su puesta en marcha. Mejora en los beneficios, ahorro de costes, mejora en la productividad, empleados más motivados, y un sinfín de puntos de mejora, que todos soñamos tener en marcha en nuestra empresa utópica.

Tras ese momento de euforia que nos rodea, nos paramos a ver nuestro caso particular y empezamos a buscar casos de uso específicos donde poner en marcha dicha tecnología, organizamos sesiones de lluvia de ideas con los responsables de las distintas áreas y encontramos puntos de sinergia y colaboración, además de escenarios que nos pueden ayudar a avanzar a todos en la buena dirección. Idean brillantes para relanzar nuestro trabajo y dar un valor adicional a nuestros clientes.

Entonces toca empezar a aterrizar dichas ideas en proyectos reales y tangibles, empezamos a hablar con nuestro departamento de IT que se muestra entusiasmado de poder ser punta de lanza en la adopción de nueva tecnología. Buscamos presupuestos para poder materializar algunos pilotos que muestre la viabilidad de nuestros casos de uso.

Todos estamos motivados por la nueva etapa que va a llegar a nuestro negocio.

La digitalización de los datos empresariales

Pero entonces, aparece el eterno caballo de batalla. Los datos.

¿Dónde y cómo tenemos la información guardada?

• Ah, no, aún no hemos digitalizado todos nuestros contratos.
• Ah, no, aún tenemos la documentación guardada en nuestro ordenador. La sincronización con la nube no la entiendo bien, y prefiero tenerlo yo controlada.
• Ah, no, no hay plantillas de Office para hacer documentos similares, vamos tirando de versiones antiguas para crear las nuevas propuestas.
• Ah, no, los comerciales no están rellenando todos los campos de nuestros clientes en el CRM, por supuesto no hay constancia de todas las tareas que realizan con ellos.
• Ah, no, eso del gobierno del dato es para empresa muy grande, aquí todos sabemos como se calculan los ingresos y lo hacemos en un Excel.
• Ah, no, la securización de la información no se lleva de manera escrupulosa por si alguien tiene que acceder a algún documento.
• Ah, no, no hay manual de branding, ni catálogo de imágenes propias, el departamento de marketing va creando campañas sobre la marcha según le viene la inspiración.
• Ah, no, el proyecto de Business Intelligence lo paramos, fue un desastre y decidimos seguir con nuestras hojas Excel.

Si no te has visto reflejado en ninguno de los puntos anteriores, enhorabuena, tu empresa es una pro en esto de la gestión de los datos y la información, tus empleados se pueden considerar auténticos empleados digitales, y puedes empezar cualquier proyecto de transformación digital casi de manera inmediata.

Si alguno de los puntos anteriores te es familiar, y sigue sin estar resuelto, preocúpate. Las posibilidades de que puedas poner en marcha con éxito y de una manera rápida, cualquier proyecto relacionado con la inteligencia artificial en tu empresa, son escasas.

Las TIC para gestionar los datos de tu empresa

La base para poder tomar ventaja del nuevo paradigma tecnológico que nos trae la inteligencia artificial se basa en el conocimiento. Y el conocimiento de tu empresa se basa en tus datos. Pero no solo en guardar datos, si no en gestionarlos, conocerlos y tratarlos adecuadamente. Por eso, los datos vuelven a ser importantes otra vez (si es que lo han dejado de ser en algún momento).

Seguro que tu empresa trabaja con Office 365, y seguro que has oído hablar de OpenAI, ChatGPT y Copilot. ¿Pero sabes qué información vas a necesitar para que funcione correctamente? La tuya, tus datos. Si tus datos no están bien, si no están asegurados correctamente y si no están clasificados, toda esta tecnología no te va servir de nada. Será como buscar la capital de España en un libro de matemáticas, las probabilidades de que la respuesta sea acertada, serán nulas.

¿Cuándo vas a empezar a tomarte en serio la gestión de los datos? ¿Qué sistemas vas a poner en marcha? ¿Por dónde vas a empezar?

Programa 100% gratuito de Competencias Digitales para Pymes

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Si tu pyme tiene entre 10 y 249 empleados y se encuentra en Castilla-La Mancha o la Comunidad Valenciana, puedes realizar de forma totalmente gratuita el programa formativo ‘Generación Digital Pymes’, iniciativa financiada por la UE (NextGenerationEU) y gestionada por la Fundación EOI.