Digitalización básica para empresas: por dónde empezar

Comenzar un proceso de digitalización en una empresa puede parecer un camino complicado si no tenemos claros los pasos a seguir para ello. Además, debemos entender el concepto de Transformación Digital para conocer nuestro objetivo y cuáles son nuestras posibilidades para llevarla a cabo.

La Transformación Digital es un proceso que implica integrar tecnologías digitales en todos los aspectos de una organización, lo que lleva a cambios fundamentales en la forma en que opera y entrega valor a sus clientes. Este proceso no se trata solo de adoptar tecnología, sino de aprovecharla de manera estratégica para mejorar la eficiencia, la agilidad, la innovación y la experiencia de loa clientes.

Además, la digitalización supone un cambio cultural en la empresa y los trabajadores. Este concepto hace referencia a la transformación de los valores, creencias, normas y comportamientos arraigados en la organización.

Cómo empezar a digitalizar tu pyme

Como hemos mencionado anteriormente, digitalizar tu empresa de forma básica implica adoptar tecnologías y herramientas digitales para mejorar la eficiencia, la productividad y la capacidad de competir en el mundo actual. Veamos los primeros pasos a seguir en todo plan de digitalización:

• Evalúa tus necesidades y objetivos

Antes de tomar cualquier medida, identifica las áreas de tu pyme que podrían beneficiarse más de la digitalización. Esto puede incluir la gestión de stock, el servicio al cliente, la contabilidad o el marketing, entre otros. También establece objetivos claros, como reducir gastos, aumentar las ventas o mejorar la satisfacción de tus clientes.

• Ten presencia en internet

Si aún no tienes una página web, es hora de crearla. Una página simple con información sobre tu empresa, productos o servicios, y datos de contacto es esencial. Puedes utilizar plataformas de creación de sitios web como WordPress, Wix o Shopify si no tienes conocimientos técnicos.

• Gestión de redes sociales

Crea perfiles en las redes sociales más relevantes para tu industria y público objetivo. Publica contenido regularmente para aumentar tu visibilidad y conectarte con tus clientes. Herramientas como Canva pueden ayudarte a diseñar tus publicaciones a través de plantillas visuales. Aunque creas que tu contenido no es el mejor, es importante tener presencia en redes y que posibles clientes encuentren información de tu empresa, productos y servicios. 

• Utiliza software de gestión empresarial

Implementa un sistema de gestión empresarial (ERP) o software de contabilidad para llevar un registro de tus finanzas y operaciones. Es importante tener un control de los datos de tu empresa y tener una visión real de la situación. 

• Automatiza procesos repetitivos

Identifica tareas que puedas automatizar, como el envío de correos electrónicos de confirmación de pedidos, suscripciones a newsletters o peticiones de información. Herramientas de email marketing te permiten conectar diferentes aplicaciones y automatizar flujos de trabajo.

• Optimiza la comunicación interna

Utiliza herramientas de colaboración como Microsoft Teams para mejorar la comunicación entre tus empleados, especialmente si algunos de ellos trabajan en remoto. Además, conciencia a tus empleados en ciberseguridad para proteger tus datos y la información de tus clientes.

Recuerda que todos estos cambios deben ser paulatinos, abordándolos de forma realista y priorizando aquellos que más necesites en base a tus objetivos. Es imprescindible que establezcas métricas para evaluar el impacto de la digitalización en tu empresa, lo que te ayudará a identificar áreas de mejora y a realizar ajustes en tu estrategia.

Cómo implementar un cambio cultural en tu empresa

Como dijimos al principio, un proceso de digitalización va acompañado de un cambio cultural en nuestra empresa. Se trata de un proceso mediante el cual una empresa busca modificar su cultura organizativa existente para adaptarse a nuevas circunstancias, objetivos o desafíos. El cambio cultural puede ser impulsado de distintas formas, como adoptando nuevas estrategias, rediseñando nuestros valores y creando un cambio en nuestros empleados. Veamos algunos aspectos clave:

• Valores y creencias: la cultura de una organización se basa en sus valores fundamentales y creencias compartidas. Cambiar la cultura implica, a menudo, reevaluar y redefinir estos valores para alinearlos con los objetivos del cambio.
• Comportamientos y normas: la cultura se manifiesta en el comportamiento de los empleados y en las normas que rigen la interacción dentro de la empresa. Cambiar la cultura implica modificar los comportamientos y establecer nuevas normas que reflejen la dirección deseada.
• Liderazgo y compromiso: el liderazgo desempeña un papel crítico en la conducción del cambio cultural. Los líderes deben demostrar su compromiso con el cambio y servir como ejemplos a seguir para el resto de la organización.
• Comunicación: la comunicación efectiva es esencial durante el proceso de cambio cultural. Las organizaciones deben comunicar claramente por qué se está produciendo el cambio, qué se espera de los empleados y cómo se relaciona con la visión y los objetivos de la empresa.

Cuando este proceso se aborda de manera efectiva, puede ayudar a las empresas a adaptarse a nuevas realidades, mejorar su agilidad y competitividad, y alinear mejor su cultura con sus objetivos estratégicos.

Formación gratuita para digitalizar tu pyme

Recuerda que la digitalización es un proceso continuo. A medida que tu empresa crezca y el mercado cambie, es posible que necesites implementar soluciones más avanzadas y personalizadas para otras necesidades específicas. Lo importante es dar el primer paso y seguir adaptándote a medida que evolucionan las tecnologías y las demandas de los clientes.

Desde LabPyme impartimos el programa gratuito de Competencias Digitales para directivos/as, managers o responsables de pymes que quieren crear un plan estratégico de digitalización para sus empresas.

Si tú también quieres dar el paso y crear una hoja de ruta realista aprendiendo de la mano de otros directivos con amplia experiencia en su sector, consulta nuestro programa formativo 100% gratuito ‘Generación Digital Pymes’, una iniciativa financiada por la UE (NextGenerationEU) y gestionada por la Fundación EOI.